HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG KHÔNG PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Danh mục:EBOOK ĐH-CĐ
Liên hệ: renobinhdl@gmail.com
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hiện tại các doanh nghiệp khi áp dụng triển khai ISO vào doanh nghiệp gặp không ít khó khăn và hệ thống quản lý chất lượng ISO trở nên là gánh nặng của doanh nghiệp. Như vậy nguyên nhân ở đâu để doanh nghiệp dẫn đến tình huống như vậy và giải pháp như thế nào?
I. VẤN ĐỀ VÀ GIẢI PHÁP
Để hiểu rõ hơn về sự không phủ hợp của HTQLCL với thực tế của tổ chức, chúng ta cùng phân
tích ví dụ sau:
+ Ví dụ: 2016 ABC đang
trong giai đoạn chuyển giao hệ thống quản lí
lượng ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015. Khi được chỉ định điều chuyển công
tác hỗ trợ nhà máy ABC trong việc xây dựng và phát triển hệ thống ISO 9001:2015
bằng cách kế thừa hệ thống tài liệu của phiên bản ISO 9001:2008 của CTY ABC.
Tuy nhiên tại nhà máy trong việc chạy giá thành quán
trị và giá thành kế toán tại phòng ban lại sử dụng 2 phần mền chạy giá thành riêng biệt mặc dù thỏa mản các quy định của tiêu chuẩn ISO 9001 nhưng việc đỗ dữ liệu
cơ sở tại 2 phần mền này là riêng biết,
không có sự kế thừa dữ liệu của nhau
+ Trong quá trình chuyển
giao 2 hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015 tại nhà máy
các phòng ban đều duy trì hồ sơ thông tin dạng
văn bảng đều áp dụng với kiêu văn bảng
viết tay đồng thời trong khoảng thời gian này tại nhà máy áp dụng hệ thống quản
lí dữ liệu ERP nhằm tinh gọn quá trình nhập liệu , kế thừa số liệu tại các
phòng ban với nhau. Tuy nhiên vẫn áp dụng song song việc ghi chép số liệu để thỏa
mãn quy định ISO 9001:2015 về quản lí thông tin dạng văn bản.
Như vậy việc triển khai ISO 9001:2015 như trên đã thích với
bối cảnh của tổ chức hay chưa? Vì sao?
ð Yêu cầu,
chỉ định để lấy ý kiến của các anh/chị em trong phòng?
Câu trả lời: Việc triển khai HTQLCL ISO 9001:2015 như
trên chưa phù hợp với bối cảnh của chức vì
Mục đích của
việc triển khai hệ thống ISO 9001:2015 và hệ thống quả lí dữ liệu ERP tại tổ chức là nhằm giảm thiểu nguồn nhân lực,
cải tiến chất lượng công việc, tiết kiệm các khoảng chi phí,… giảm chi phí sản
xuất, để tăng lợi nhuận sản phẩm cuối cùng của tổ chức. Với những mục đích như
tôi sẽ mổ sẻ các sai lầm triển khai song
song 2 hệ thống mà không có sự lồng ghép, kết hợp 2 hệ thống trên:
+ Nguồn nhân lực:
Đối với việc ghi chép các thông tin, số liệu đồng thời
nhập các số liệu như vậy trên hệ thống để các phòng ban khác kế thừa số liệu
tuy nhiên nhìn nhận lại vấn đề ở đây là 1 công việc mà lặp lại 2 lần (Chèn câu
hỏi là có ưu/ nhược điểm gì?)
Ưu điểm:
Có thể rà
soát được sai sót trong quá trình nhập liệu
Nhược điểm:
Khối lượng công việc tăng trong khi nguồn
nhân lực không tăng
Thời gian nhập liệu tăng trong khi khoảng thời
gian không tăng
ð Giải pháp đề ra để đảm bảo chất lượng công việc:
1 là tăng
thời gian làm việc của nhân sự làm việc. Tuy nhiên việc tăng thời gian làm việc
của một người quá dài dẫn đến tinh thần làm việc mệt mỏi, không thoải mái,… rủi
ro nhập sai số liệu (rủi ro biến ưu điểm
thành nhược điểm).
2 là tăng nguồn
nhân lực phục vụ quá trình nhập liệu ð phinh to của nguồn nhân lực của tổ chức.
Kết Luận: đi ngược với mục đích cuối cùng trong việc
triển khai áp dụng hệ thống ISO 9001:2015 và ERP ð Sự
không thích hợp thứ nhất.
2. Cải
tiến chất lượng công việc.
Sự kế thừa số
liệu cơ sở các phòng ban đều dựa trên hệ thống ERP vì vậy việc ghi chép ra giấy chỉ phục vụ
3. Tiết
kiệm các khoảng chi phí phục vụ sản xuất:
Việc ghi chép
hồ sơ ra giấy trong khi trên hệ thống đã có dữ liệu dẫn đến lãng phí chi phí
mua giấy, bút, vật tư liên quan,… để phục vụ việc ghi chép hồ sơ.
Việc lưu hồ sơ
bằng file giấy sẽ tốn không gian, tủ, kệ chứa hồ sơ,… phát sinh các chi phí lưu
giữ hồ sơ.
Việc tìm kiếm
một bộ hồ sơ khi cần thiết thì cần khá nhiều thời gian để tìm kiếm (dù đã tối
ưu hóa phương pháp lưu hồ sơ).
Kết luận: Khi áp dụng HTQL không phù hợp với thực tiễn,
bối cảnh của tổ chức sẽ đi ngược với những gì mà tổ chức mong muốn đạt được từ
đó dẫn đến sự thất bại của hệ thống quản lí chất lượng.
Giải
pháp: Theo quý anh/ chị đóng vai trò là chuyên gia tư vấn anh/chị
có những giải pháp nào đối với tình huống này?
Dùng bút lông ghi
ra
các giải pháp và phân tích các giải pháp được nêu ra theo PDCA
Giải pháp tối ưu:
+ Phát hiện sự không phù hợp trong quá trình triển
khai hệ thống với bối cảnh của tổ chức.
+ Định hướng lại việc triển khai 2 hệ thống (thay vì
áp dụng song song mà là lồng ghép, kế thừa,.. lẫn nhau).
+ Hổ trợ tổ chức trong việc thực hiện việc lồng ghép 2
hệ thống ISO 9001:2015 và ERP
+ Sau một thời gian áp dụng thì đánh giá lại việc triển
khai như vậy có thật phù hợp hay chưa. Nếu có thì đưa ra các ý kiến để cải tiến
lại việc lồng ghép, kết hợp 2 hệ thống theo một hướng khác, Nếu đã phù hợp cũng
không ngừng cải tiến thông qua việc nhận diện rủi ro và kiểm soát nó.
ð Theo
hướng đưa ra giải pháp và nói lên câu khẳng định cuối cùng là người chuyên đánh
giá phải nhận diện, định hướng, Hổ trợ, Kiểm tra, cải tiến cho tổ chức nhằm triển
khai hệ thống ISO thành công.
---------------------------------------------------------------------------------
"TRI THỨC LÀ NỀN TẢNG CỦA THÀNH CÔNG
HVB MANG THÀNH CÔNG ĐẾN VỚI MỌI NGƯỜI"
by HỒ VĂN BÌNH
Chào mừng các bạn đến với Blog cung cấp sách/giáo trình bổ ích cho mọi người.
Follow him @ Twitter | Facebook | Google Plus
No Comment